En Mckinsey rapport slår fast at en videnarbejder bruger 28 timer om ugen på e-mails og internt samarbejde. Dette bør kunne nedbringes markant ved hjælp af de sociale teknologier.

En international undersøgelse slår nu fast, hvor meget tid vidensmedarbejdere og ledelse bruger på at håndtere e-mails. Vigtigst af alt står det også klart, hvor store effektiviseringer der er at hente ved at erstatte e-mails med teknologier fra sociale medier.

I en omfattende rapport fra McKinsey Global Institute rulles fremtidsperspektiver op. Først varsles en 20-25 pct. produktivitet stigning blandt de såkaldt ‘knowledge workers’ i videnintensive sektorer. Perspektivet for værdistilvæksten er tilsvarende enorm. Og den helt væsentlige forklaring er, at de sociale teknologier forbedrer kommunikation og samarbejde i og på tværs af virksomheder.

Tak for din mail som jeg ikke læser – et lidt særpræget autosvar. Morten Marquard fra Exformatics har taget budskab til sig direkte i et forsøg på at stoppe de mange interne mails. Formålet med at sende denne påmindelse til kolleger er at inddæmme mailstrømmen – at flytte fokus fra en i forvejen overfyldt indbakke til intranet, hvor vi bør og skal samle vores kommunikation. For i din indbakke er tips, ideer, links og intern viden ikke til nogens fordel. Det sker kun i det øjeblik den viden (og der er utallige mængder viden i interne e-mails) bliver gjort til allemandseje – og altså flyttes fra din Outlook til intranettet.

Tænk over hvem der har brug for viden. Hvis du har sendt en intern mail til hele afdelingen med noget nyttigt og der kommer en ny medarbejder dagen efter, får vedkommende det jo ikke. Svar på e-mails kan fylde meget op i indbakken, men være relevant når du senere får brug for emnet at have samlet i en tråd. Her er information om en ny kunde, installation af nye programmer, dagsorden for afdelingsmøder mv. bedre samles, så de ikke forstyrrer, men er nemme at finde, når man skal bruge det.

MGI’s estimater antyder, at virksomheder har mulighed for at øge produktiviteten hos samarbejdende medarbejdere – højt klassificerede vidensmedarbejdere, inklusiv ledere – på 20 – 25 procent ved fuldt at implementere sociale teknologier, skriver MGI i en opsummering.

Her kan du læse undersøgelsen fra Mckinsey Global Institut.